Pravidla ochrany soukromí a zpracování osobních údajů
Účinná od 1. října 2024
Ochranu soukromí bereme vážně. V těchto pravidlech vysvětlujeme, jak ChronoHub zpracovává osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o výzkum, odběratelů newsletteru, účastníků kurzů a přednášek a klientů našich služeb.
Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen "GDPR"), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a dalšími použitelnými právními předpisy.
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
PhDr. Katarína Evansová, Ph.D.
IČO: 17086868
provozovatel projektu ChronoHub a webu www.chronohub.cz
e-mail: info@chronohub.cz
telefon: +420 777 400 628
dále jen "ChronoHub", "správce" nebo "my".
Správce určuje, proč a jakým způsobem budou osobní údaje zpracovávány. Veškeré dotazy a žádosti týkající se ochrany osobních údajů můžete zasílat na info@chronohub.cz.
2. Na koho a na co se tato pravidla vztahují
Tato pravidla se vztahují zejména na zpracování osobních údajů v souvislosti s:
návštěvou webu www.chronohub.cz;
využitím kontaktního formuláře nebo komunikací e-mailem či telefonicky;
objednáním konzultace, chronoterapie, spánkové edukace nebo jiné služby;
registrací na kurz, přednášku nebo jinou akci;
rezervací termínu prostřednictvím rezervačního systému;
přihlášením k odběru newsletteru;
zanecháním e-mailu pro budoucí pozvánku k výzkumu;
účastí na výzkumných projektech ChronoHubu, pokud zvláštní informace k danému výzkumu nestanoví podrobnější pravidla.
Každý výzkum, při kterém budou shromažďovány údaje o spánku, zdraví nebo jiné podrobnější údaje, bude mít před zahájením sběru dat vlastní informace pro účastníky a případně samostatný informovaný souhlas. Tato obecná pravidla je nenahrazují.
3. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém právním základě
3.1 Provoz, zabezpečení a návštěvnost webu
Při návštěvě webu mohou být automaticky zpracovávány technické údaje, zejména IP adresa, datum a čas návštěvy, navštívené stránky, typ prohlížeče a zařízení, operační systém, přibližná lokalizace odvozená z IP adresy a údaje ukládané prostřednictvím cookies nebo obdobných technologií.
Tyto údaje zpracováváme za účelem:
zajištění správného a bezpečného fungování webu;
ochrany před zneužitím, podvody a kybernetickými útoky;
odstraňování technických chyb;
základního vyhodnocování provozu webu, pokud je tato funkce aktivována.
Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. U cookies, které nejsou nezbytné pro fungování webu, je právním základem Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
Technické záznamy, které spravujeme přímo, uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a provozu webu, zpravidla nejdéle 12 měsíců, pokud delší uchování není nutné k vyřešení bezpečnostního incidentu nebo ochraně právních nároků. Některé technické záznamy zpracovává provozovatel webové platformy podle smluvních podmínek a vlastních pravidel ochrany soukromí. Podrobnosti o cookies jsou uvedeny v části 11.
3.2 Kontaktní formulář, e-mailová a telefonická komunikace
Pokud nás kontaktujete, můžeme zpracovávat zejména Vaše jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, obsah zprávy a další údaje, které nám sami sdělíte.
Údaje zpracováváme za účelem vyřízení dotazu, domluvení dalšího postupu a vedení související komunikace. Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U obecných dotazů je právním základem náš oprávněný zájem na vyřízení komunikace podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Pokud na komunikaci nenaváže smluvní vztah, údaje zpravidla vymažeme do 12 měsíců od uzavření dotazu. Pokud komunikace souvisí s poskytnutou službou nebo může být potřebná pro ochranu právních nároků, můžeme nezbytnou část uchovávat po dobu trvání vztahu a následně zpravidla nejdéle 3 roky.
Do běžného kontaktního formuláře prosím neuvádějte podrobné údaje o svém zdravotním stavu, pokud to není nezbytné pro vyřízení Vašeho dotazu.
3.3 Rezervace, objednávky a poskytování služeb
Při objednání nebo využití našich služeb můžeme zpracovávat zejména:
jméno a příjmení;
e-mailovou adresu a telefonní číslo;
údaje o rezervaci, termínu a vybrané službě;
údaje o platbě a fakturaci;
obsah komunikace;
informace potřebné k přípravě a poskytnutí objednané služby;
záznamy o průběhu spolupráce, pokud jsou pro službu nezbytné.
Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Účetní a daňové údaje zpracováváme také za účelem splnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Nezbytné údaje můžeme uchovávat rovněž na základě oprávněného zájmu na ochraně právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Údaje související s poskytnutou službou uchováváme po dobu jejího poskytování a následně zpravidla nejdéle 3 roky. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let podle druhu dokladu.
3.4 Údaje o zdraví a další zvláštní kategorie osobních údajů
V souvislosti s chronoterapií, spánkovou edukací, individuální konzultací nebo výzkumem nám můžete sdělit údaje o spánku, fyzickém či psychickém zdraví, užívaných léčivech, životním režimu nebo další údaje, které mohou představovat zvláštní kategorii osobních údajů.
Takové údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pro konkrétně vymezený účel. Vedle odpovídajícího právního základu podle čl. 6 GDPR je zpracováváme na základě Vašeho výslovného souhlasu podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, případně na jiném právním základě, pokud jej pro konkrétní situaci stanoví právní předpis.
Souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Pokud jsou určité údaje o zdraví nezbytné pro bezpečné a odborné poskytnutí požadované služby, nemusí být po odvolání souhlasu možné v poskytování této služby pokračovat.
Podrobné podklady, které již nejsou potřebné, vymažeme nebo anonymizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do 6 měsíců po ukončení jejich účelu. Nezbytné záznamy související s poskytnutou službou můžeme uchovávat po dobu uvedenou v části 3.3, pokud je to nutné pro ochranu právních nároků nebo splnění právních povinností.
3.5 Kurzy, přednášky a další akce
Při přihlášení na kurz, přednášku nebo jinou akci můžeme zpracovávat jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, údaje o vybrané akci, účasti, platbě, případně status studenta a číslo průkazu ISIC, pokud žádáte o studentskou cenu.
Účelem je registrace, organizace akce, komunikace s účastníky, zajištění platby a případné vystavení potvrzení o účasti. Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Údaje uchováváme zpravidla po dobu trvání akce a následně nejdéle 3 roky; účetní doklady po dobu stanovenou právními předpisy. Údaj o ISIC uchováváme pouze po dobu nezbytnou k ověření nároku na studentskou cenu.
3.6 E-mail pro budoucí pozvánku k výzkumu
Pokud nám zanecháte e-mail, abychom Vás informovali o zahájení připravovaného výzkumu, zpracujeme Vaši e-mailovou adresu a technický záznam o udělení souhlasu výhradně za účelem zaslání pozvánky s odkazem na výzkumný dotazník.
Právním základem je Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Poskytnutí e-mailu je zcela dobrovolné a souhlas můžete kdykoli odvolat na adrese info@chronohub.cz.
Po zadání e-mailu neposíláme samostatný potvrzovací e-mail. První zprávou bude až pozvánka ve chvíli, kdy bude výzkum spuštěn. E-mail nepoužijeme pro newsletter, nabídky služeb ani jiné marketingové účely, pokud nám k tomu samostatně neudělíte souhlas.
E-mailovou adresu uchováváme do odvolání souhlasu.
Běžný přístup k tomuto seznamu mají pouze pověření členové týmu ChronoHub, kteří jej potřebují pro přípravu a rozeslání pozvánky. Nezbytné technické zpracování mohou provádět smluvní poskytovatelé webových, e-mailových nebo IT služeb výhradně v rozsahu potřebném k poskytnutí dané služby a za podmínek uvedených v části 6. E-mailové adresy neprodáváme, nezveřejňujeme ani nepředáváme jiným osobám pro jejich vlastní marketingové účely.
3.7 Newsletter a informace o dalších akcích
Pokud se samostatně přihlásíte k odběru newsletteru nebo zvolíte, že chcete dostávat informace o dalších výzkumech, přednáškách a kurzech, zpracujeme Vaši e-mailovou adresu a záznam o udělení souhlasu za účelem zasílání těchto sdělení.
Právním základem je Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a příslušná ustanovení zákona č. 480/2004 Sb. Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu v zaslaném e-mailu nebo zprávou na info@chronohub.cz.
E-mailovou adresu pro tento účel uchováváme do odvolání souhlasu. Základní záznam o udělení a odvolání souhlasu můžeme po jeho odvolání uchovávat zpravidla nejdéle 3 roky z důvodu prokázání splnění právních povinností a ochrany právních nároků.
Souhlas s pozvánkou k jednomu konkrétnímu výzkumu není souhlasem s newsletterem. Tyto účely vedeme odděleně.
4. Zpracování údajů při výzkumu
Cílem výzkumů ChronoHubu je lépe porozumět spánkovým návykům a problémům lidí v populaci. Čím přesněji víme, jaké obtíže se vyskytují a kolika lidí se týkají, tím lépe lze zaměřit prevenci, odbornou pomoc a konkrétní intervence.
E-mail shromážděný pro budoucí pozvánku není součástí výzkumného souboru dat. Před zahájením každého výzkumného dotazníku obdrží účastník samostatné informace zejména o:
totožnosti správce daného výzkumu a případných spolupracujících institucích;
cíli a průběhu výzkumu;
kategoriích shromažďovaných údajů;
právním základu zpracování;
dobrovolnosti účasti a možnosti ji ukončit;
době uchování, anonymizaci nebo pseudonymizaci dat;
příjemcích údajů a způsobu zveřejnění výsledků;
právech účastníka a kontaktní osobě pro daný výzkum.
E-mailovou adresu nespojíme s odpověďmi ve výzkumném dotazníku, pokud ji tam samy opět nezadáte. Výsledky výzkumu budeme zveřejňovat pouze v anonymní nebo souhrnné podobě, která neumožní identifikaci konkrétního účastníka, nebude-li u konkrétního výzkumu transparentně uvedeno jinak.
5. Je poskytnutí údajů povinné
Poskytnutí údajů pro newsletter, budoucí pozvánku k výzkumu nebo nepovinné marketingové informace je vždy dobrovolné.
U objednávky, rezervace, kurzu nebo jiné služby je poskytnutí některých identifikačních a kontaktních údajů nutné k uzavření a plnění smlouvy. Bez nich nemusíme být schopni požadovanou službu poskytnout. Povinná pole jsou ve formulářích označena nebo vyplývají z povahy požadované služby.
6. Kdo má k údajům přístup
K osobním údajům mají přístup pouze pověření členové týmu ChronoHub, kteří je potřebují pro splnění konkrétního úkolu a jsou vázáni povinností mlčenlivosti nebo důvěrnosti.
V nezbytném rozsahu mohou údaje zpracovávat také naši zpracovatelé nebo další příjemci, zejména:
Webnode AG, Badenerstrasse 47, 8004 Zürich, Švýcarsko – provoz webové platformy, hosting, formuláře a související technické služby;
SuperSaaS B.V., Strawinskylaan 6, 1077 XZ Amsterdam, Nizozemsko – online rezervace termínů;
poskytovatelé e-mailových, cloudových, IT, bezpečnostních a zálohovacích služeb;
poskytovatelé platebních, účetních, daňových a právních služeb;
orgány veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis nebo závazné rozhodnutí;
spolupracující výzkumné instituce nebo výzkumní pracovníci, pouze pokud budou uvedeni ve zvláštních informacích ke konkrétnímu výzkumu.
Zpracovatelům zpřístupňujeme pouze údaje nezbytné pro danou službu a vyžadujeme, aby je zpracovávali podle našich pokynů, zachovávali důvěrnost a přijali odpovídající bezpečnostní opatření. Osobní údaje neprodáváme.
7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Osobní údaje se snažíme zpracovávat především v Evropské unii nebo Evropském hospodářském prostoru.
Provozovatel webové platformy Webnode AG má sídlo ve Švýcarsku. Evropská komise uznává Švýcarsko jako zemi zajišťující odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Předávání údajů do Švýcarska proto může probíhat na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.
Pokud by v budoucnu mělo dojít k předání do jiné třetí země, uskuteční se pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiné zákonné záruky. O významné změně Vás budeme informovat.
8. Jak osobní údaje chráníme
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a souvisejícím rizikům. Patří mezi ně zejména:
omezení přístupu pouze na pověřené členy týmu;
používání individuálních přístupových údajů a přiměřeně silného zabezpečení účtů;
šifrovaný přenos prostřednictvím HTTPS;
pravidelné aktualizace a zabezpečení používaných systémů;
bezpečné zálohování a ochrana před ztrátou dat;
minimalizace rozsahu shromažďovaných údajů a doby jejich uchování;
oddělení kontaktních údajů od výzkumných odpovědí;
anonymizace nebo pseudonymizace výzkumných dat, pokud je to vhodné;
povinnost mlčenlivosti a pravidla pro práci s osobními údaji.
Žádný způsob elektronického zpracování nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Pokud by došlo k porušení zabezpečení, budeme postupovat podle GDPR a v případech stanovených právními předpisy informujeme Úřad pro ochranu osobních údajů a dotčené osoby.
9. Jak dlouho údaje uchováváme
Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, případně po dobu uloženou právními předpisy nebo potřebnou k ochraně právních nároků.
Konkrétní základní doby uchování jsou uvedeny u jednotlivých účelů v části 3. Po jejich uplynutí údaje bezpečně vymažeme nebo nevratně anonymizujeme. Pokud zpracování probíhá na základě souhlasu, údaje pro daný účel přestaneme zpracovávat po jeho odvolání, ledaže máme jiný zákonný důvod k uchování nezbytné části údajů.
10. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek GDPR zejména právo:
získat potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, a právo na přístup k těmto údajům;
požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
požadovat výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné nebo je zpracováváme protiprávně;
požadovat omezení zpracování;
získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci, pokud jsou splněny podmínky přenositelnosti;
kdykoli odvolat souhlas se zpracováním;
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete vznést námitku kdykoli;
nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobně významné účinky;
podat stížnost u dozorového úřadu.
Práva nejsou absolutní a v některých případech je právní předpis může omezit. Žádost můžete zaslat na info@chronohub.cz. Můžeme Vás požádat o přiměřené ověření totožnosti, abychom údaje neposkytli neoprávněné osobě. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce.
Dozorovým úřadem je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
web: www.uoou.gov.cz
11. Cookies a podobné technologie
Web používá technické cookies, které jsou nezbytné pro jeho správné a bezpečné fungování, například pro zabezpečení formulářů, zachování uživatelského nastavení a správu souhlasu s cookies. Pro uložení nezbytných cookies není vyžadován souhlas.
Pokud jsou na webu aktivovány funkční, výkonnostní, analytické nebo marketingové cookies, použijeme je pouze na základě Vašeho předchozího souhlasu. Souhlas můžete udělit, odmítnout nebo upravit prostřednictvím cookie lišty a jejího pokročilého nastavení. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost dřívějšího zpracování.
Kategorie Účel Právní základ
Nezbytné cookies Provoz, zabezpečení webu, odesílání formulářů a uložení volby cookies Nezbytnost pro fungování webu a oprávněný zájem
Funkční cookies Zapamatování voleb a přizpůsobení funkcí webu Souhlas
Výkonnostní a analytické cookies Měření návštěvnosti a zlepšování webu Souhlas
Marketingové cookies Personalizace nebo měření reklamy Souhlas
Konkrétní aktuálně používané cookies, jejich poskytovatele a dobu platnosti naleznete v pokročilém nastavení cookie lišty. Cookies můžete také odstranit v nastavení svého prohlížeče. Odmítnutí nezbytných cookies může omezit fungování webu; odmítnutí ostatních cookies nemá bránit přístupu k základnímu obsahu.
12. Odkazy na jiné weby a sociální sítě
Na webu mohou být odkazy na externí služby, zejména Facebook, Instagram nebo rezervační systém SuperSaaS. Po kliknutí na externí odkaz se zpracování údajů řídí také pravidly příslušného provozovatele. ChronoHub neodpovídá za zpracování osobních údajů na webových stránkách třetích stran, které samostatně určují účely a prostředky svého zpracování.
13. Automatizované rozhodování
Na základě osobních údajů neprovádíme výhradně automatizované rozhodování ani profilování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.
14. Změny těchto pravidel
Tato pravidla můžeme přiměřeně aktualizovat, zejména pokud se změní používané služby, účely zpracování nebo právní předpisy. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této stránce s uvedením data účinnosti. Pokud by změna významně ovlivnila Vaše práva, upozorníme na ni vhodným způsobem.
15. Kontakt
Máte-li otázku, chcete-li odvolat souhlas nebo uplatnit některé ze svých práv, kontaktujte nás:
ChronoHub – PhDr. Katarína Evansová, Ph.D.
e-mail: info@chronohub.cz
telefon: +420 777 400 628